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Questions/réponses

Remboursement des frais professionnels des salariés

Publié le

Question

Pouvez-vous m’expliquer les règles applicables pour le remboursement des dépenses professionnelles liées à l’utilisation, par les salariés, des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) ?

Réponse

Le remboursement aux salariés des frais liés à l’utilisation professionnelle des outils issus des NTIC (téléphones portables, ordinateurs…) obéit à des règles fixées par un arrêté du 20 décembre 2002.

Rappel :
les frais professionnels remboursés aux salariés dans les conditions fixées par cet arrêté sont exonérés de cotisations sociales.

Ainsi, ces frais doivent être remboursés :
- sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié ;
- ou, à défaut, d’après la déclaration faite par ce dernier évaluant le nombre d’heures à usage strictement professionnel de ces outils, dans la limite de 50 % de l’usage total.

Et attention, car les juges considèrent qu’un employeur ne peut pas choisir de rembourser forfaitairement ces dépenses, cette modalité n’étant pas prévue par l’arrêté de 2002. Des remboursements forfaitaires ne peuvent donc être exonérés de cotisations sociales.

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